1. Správce a role při zpracování
Správcem údajů uživatelů webu, registrovaných uživatelů, zákazníků a fakturačních kontaktů je NEXTEE.CZ s.r.o., IČO 19835647, Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1. Kontakt pro soukromí: info@nextee.cz.
U osobních údajů, které zákazník vloží do faktur, klientů, přijatých dokladů a příloh, je zpravidla správcem zákazník a NEXTEE.CZ s.r.o. jeho zpracovatelem. Podmínky tohoto zpracování upravuje zpracovatelská smlouva.
2. Jaké údaje zpracováváme, proč a na jakém základě
Web, dotazy a podpora
Kontaktní údaje a obsah komunikace používáme k vyřízení dotazu, podpory nebo poptávky. Právním základem je jednání o smlouvě, plnění smlouvy nebo oprávněný zájem na komunikaci a ochraně právních nároků.
Registrace, účet a poskytování služby
Zpracováváme jméno, e-mail, přihlašovací a bezpečnostní údaje, členství a role ve firmě, povinné IČO, další firemní identifikační a kontaktní údaje a nastavení služby. IČO používáme také k ověření, že je služba objednávána pro podnikatelské použití. Právním základem je jednání o smlouvě, plnění smlouvy a zabezpečení služby.
Předplatné a účetnictví Provozovatele
Zpracováváme tarif, stav předplatného, identifikátory zákazníka a plateb ve Stripe, fakturační údaje a historii účetních událostí. Při neúspěšné platbě používáme registrovaný fakturační nebo kontaktní e-mail k povinným provozním upozorněním. Po skončení sedmidenní ochranné lhůty omezíme účet na prohlížení existujících údajů a zpracujeme potvrzení Stripe potřebné k obnovení funkcí. Celé údaje platební karty zpracovává Stripe. Právním základem je plnění smlouvy a plnění právních povinností.
Obsah aplikace
Podle pokynů zákazníka zpracováváme údaje jeho klientů, dodavatelů a kontaktních osob, položky a identifikátory dokladů, bankovní a platební údaje, přílohy, e-mailové adresy příjemců a záznamy o doručení.
Bezpečnost
Technické logy, IP adresy, identifikátory relace, čas a výsledek přihlášení a auditní záznamy používáme k zabezpečení, prevenci zneužití, diagnostice a ochraně právních nároků. Právním základem je oprávněný zájem na bezpečném provozu.
Analytika veřejného webu
Google Analytics 4 se spustí jen po předchozím souhlasu. Reklamní personalizaci a Google Signals v nastavení webu nepovolujeme. Souhlas lze kdykoli odvolat.
3. Odkud údaje získáváme
Údaje získáváme přímo od uživatele, od osob pozvaných do jeho organizace, z obsahu vloženého zákazníkem, z technického provozu služby a od Stripe v rozsahu nutném pro ověření stavu platby a předplatného. Pokud zákazník zapne budoucí bankovní propojení, bude jeho poskytovatel a rozsah údajů doplněn před aktivací.
4. Příjemci a dodavatelé
Zákaznickou podporu vyřizujeme pouze e-mailem na info@nextee.cz; samostatný helpdesk ani chat nepoužíváme.
Podle použité funkce mohou údaje zpracovávat následující dodavatelé:
| Dodavatel | Účel | Rozsah použití |
|---|---|---|
| Netlify, Inc. | Hosting veřejného webu, nasazení a serverové funkce | Technické údaje požadavků a data předaná příslušné serverové funkci |
| Supabase, Inc. | Databáze, autentizace a soukromé ukládání souborů aplikace | Účty, firemní a aplikační data a přílohy |
| Stripe | Platební brána, předplatné a zákaznický platební portál | Fakturační, transakční, kontaktní a platební údaje |
| Resend | Doručování faktur, dobropisů a provozních e-mailů | Adresa příjemce, obsah zprávy, příloha a stav doručení |
| Google LLC | Google Analytics 4 na veřejném webu | Údaje o zařízení, relaci a používání webu pouze po souhlasu |
Dodavatelé se použijí jen pro zapojené funkce. Seznam dalších zpracovatelů zákaznických dat je uveden ve zpracovatelské smlouvě. E-mailovou komunikaci dále zpracovává poskytovatel schránky Provozovatele v rozsahu nutném pro její doručení a uložení. Informace o konkrétním příjemci a používaných zárukách poskytneme na info@nextee.cz.
5. Předávání mimo Evropský hospodářský prostor
Někteří dodavatelé mají sídlo nebo dílčí zpracovatele mimo EHP. V takovém případě se předání opírá o příslušný právní mechanismus uvedený ve smlouvě dodavatele, zejména rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardní smluvní doložky. Produkční databáze Supabase je umístěná v regionu eu-central-1 v Německu. Toto umístění samo o sobě nevylučuje zpracování některých provozních údajů mimo EHP. Informace o příslušných zárukách a způsobu získání jejich kopie poskytneme na info@nextee.cz.
6. Doba uchování
| Kategorie | Doba nebo pravidlo |
|---|---|
| Volba cookies | 180 dní, poté si web vyžádá novou volbu |
| Cookies Google Analytics | Nejvýše 180 dní podle technického nastavení webu; prohlížeč může dobu zkrátit |
| Smluvní a fakturační evidence Provozovatele | Po dobu smlouvy a dále pouze po dobu vyžadovanou účetními, daňovými nebo jinými závaznými právními předpisy |
| Zákaznická data po dobrovolném ukončení | Po skončení zaplaceného období 30 dní pouze pro čtení a export, poté odstranění aktivních dat |
| Zákaznická data po nezaplacení | Sedm dní plný přístup; poté nejvýše 30 dní omezené prohlížení bez změn, stahování a exportu, následně odstranění aktivních dat |
| Záložní kopie zákaznických dat | Odstranění v cyklu záloh nejpozději do 90 dní po odstranění aktivních dat |
| Aplikační auditní historie | Je součástí zákaznických dat a uchovává se pouze po dobu aktivního účtu a následné lhůty pro odstranění zákaznických dat |
| Technické a bezpečnostní logy dodavatelů | Nejsou kopírovány do dlouhodobého archivu Provozovatele. Zůstávají jen po nejkratší dobu danou technickým nastavením a zvoleným tarifem příslušného dodavatele. |
| Podpora a běžná komunikace | Po dobu řešení požadavku a nejvýše 30 dní po jeho uzavření, poté odstranění |
Pokud konkrétní záznam musí Provozovatel uchovat podle zákona, oddělí pouze nezbytnou část a uchová ji jen po povinnou dobu. Ostatní související obsah odstraní podle běžné lhůty. Běžnou komunikaci podpory odstraňuje pověřená osoba nejpozději 30 dní po uzavření požadavku; výjimkou jsou nezbytné zprávy k plnění zákonných povinností nebo řešení konkrétního sporu.
Dočasné ruční zajištění exportu a výmazu: do dokončení automatizace zajišťuje tyto úkony pověřená podpora Provozovatele. Po dobrovolném ukončení předplatného lze během 30 dní od konce zaplaceného období požádat o export na info@nextee.cz, i když je tlačítko exportu v aplikaci uzamčené. Uveďte firmu a odešlete žádost z e-mailu vlastníka účtu; podpora ověří oprávnění a zajistí bezpečné předání dostupných dat. Včasná žádost nesmí být zmařena jejich výmazem před předáním. Výmaz po uplynutí příslušných lhůt zajišťuje Provozovatel i bez žádosti zákazníka, včetně příloh a kontroly doběhnutí záloh. Ruční postup nemění schválené lhůty ani neobnovuje placené funkce.
7. Vaše práva a kontakt
Podle okolností můžete požadovat přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování nebo přenositelnost a vznést námitku. Souhlas lze kdykoli odvolat bez dopadu na zákonnost předchozího zpracování. Nedochází k rozhodování, které by mělo právní nebo obdobně významné účinky výhradně automatizovaným způsobem.
Žádost pošlete na info@nextee.cz. Před vyřízením můžeme přiměřeně ověřit totožnost. O vyřízení žádosti informujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. Pokud GDPR dovoluje lhůtu prodloužit kvůli složitosti nebo počtu žádostí, oznámíme v této první lhůtě prodloužení i jeho důvody. Stížnost lze podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů.